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Politique d'Approvisionnement éco-responsable

Ergomat, tout en poursuivant ses objectifs de conduite commerciale responsable, identifie quatre domaines clés du développement éco-responsable, à savoir le marché, l'organisation, l'environnement et la société. Ergomat s'engage à gérer sa chaîne d'approvisionnement de la manière la plus éco-responsable et responsable possible. Les détails de ces principes sont décrits dans le Code de Conduite des Fournisseurs.

Les objectifs de la Politique d'Approvisionnement éco-responsable sont les suivants :

• Faciliter une communication efficace avec les fournisseurs, basée sur le respect mutuel de la culture et des valeurs de toutes les parties impliquées.
• Chercher à maintenir un équilibre entre la rentabilité financière de l'entreprise et des processus d'approvisionnement responsables alignés sur le développement éco-responsable.
• Privilégier les fournisseurs qui mènent leurs activités conformément à la Responsabilité Sociale des Entreprises.
• Augmenter le nombre de fournisseurs clés respectant les critères du Code de Conduite des Fournisseurs de 50 % d'ici juin 2025, par rapport à la situation de référence en octobre 2023.

De nos fournisseurs, nous attendons ce qui suit :

• Le respect des principes de la concurrence équitable et de l'intégrité dans les transactions commerciales.
• La conformité aux réglementations légales nationales et internationales applicables.
• Garantir la sécurité et la haute qualité des produits et services livrés.
• Offrir un environnement de travail sûr pour les employés.
• Lutter contre toutes les formes de discrimination liées à la nationalité, à la culture, à l'âge, et ainsi de suite.
• Réduire efficacement l'impact environnemental négatif.
• Informer Ergomat de toute menace ou risque associé aux produits et services fournis.
• Inclure une clause dans l'accord entre Ergomat et le fournisseur, précisant la conformité avec la Stratégie de Développement Éco-responsable et l'engagement à agir conformément au Code de Conduite des Fournisseurs d'Ergomat.

Cette politique est accessible à tous les employés, fournisseurs et clients d'Ergomat.

Code de Conduite des Fournisseurs

Ergomat est le principal fournisseur mondial de produits ergonomiques et de sécurité innovants pour le lieu de travail moderne.

Ergomat fait partie du groupe SP A/S, un fournisseur mondial innovant de diverses pièces en plastique et de revêtements industriels. Les processus de fabrication du groupe SP comprennent le moulage par injection, le thermoformage et l'extrusion en polyuréthane, en PVC et dans d'autres plastiques. Le groupe SP possède des installations de production en Europe, en Amérique du Nord, en Amérique du Sud et en Asie, et est coté en bourse sur le NASDAQ Nordic (SPG). Ergomat comprend plusieurs entités telles qu'Ergomat Inc., Ergomat Canada Inc., Ergomat A/S ainsi que Ergomat s.p. zoo, et toutes les divisions visent à suivre les politiques et objectifs de responsabilité sociale des entreprises (RSE) définis par le groupe SP.

Le catalogue étendu d'Ergomat de produits de sécurité moulés et extrudés complète l'engagement de l'entreprise SP en matière de responsabilité sociale en favorisant un lieu de travail sûr et productif avec les choix de produits les plus durables offerts sur le marché industriel. Ergomat contribue au monde en prenant des mesures pour réduire au maximum son empreinte environnementale, fournir un environnement de travail sûr, inclusif et stimulant, soutenir les communautés dans lesquelles elle opère, et suivre des pratiques commerciales fiables, transparentes et conformes.

La politique de RSE reflète nos valeurs fondamentales, qui consistent à créer des solutions de sécurité au bénéfice de nos clients, de notre équipe et de l'environnement environnant. Cette politique constitue le cadre de toutes nos activités et est le reflet de notre entreprise en tant qu'employeur et partenaire commercial engagé. En collaboration avec nos fournisseurs, nous travaillerons à améliorer les aspects sociaux et environnementaux au sein de notre chaîne d'approvisionnement. Notre Code de Conduite des Fournisseurs (SCoC) sert de base au développement positif et à l'amélioration de notre chaîne d'approvisionnement par le biais du dialogue et de relations de travail continues, ainsi que par le suivi des activités annuelles en vue de respecter ces objectifs.

Nous sommes pleinement conscients de nos responsabilités, c'est pourquoi nous nous sommes fixé des normes éthiques strictes pour guider nos pratiques commerciales. Nous attendons de tous nos fournisseurs, y compris les sous-traitants et toutes les entreprises qui font affaire avec l'une des entités ou divisions d'Ergomat, qu'ils respectent les mêmes normes éthiques. À cette fin, Ergomat a élaboré ce Code de Conduite des Fournisseurs (SCoC), qui définit les normes minimales pour faire des affaires avec les entités Ergomat.

CONFORMITÉ AVEC LE CODE DE CONDUITE DES FOURNISSEURS

Ergomat se réserve le droit de vérifier la conformité aux exigences de ce SCoC, par exemple par le biais d'auto-évaluations et d'audits réalisés soit par Ergomat, soit par un tiers. Le fournisseur doit viser à améliorer en continu des aspects tels que l'environnement, les conditions de travail ou la diversité, et rendre compte de ses progrès en matière de durabilité. En cas de non-conformité identifiée, le fournisseur doit établir un rapport d'incident et présenter un plan d'action correctif.

Les termes et conditions énoncés dans ce Code de Conduite des Fournisseurs reflètent les valeurs d'Ergomat et son engagement envers ses clients, les communautés que nous servons et la protection de l'environnement. Par conséquent, toute violation de ces termes et conditions doit être corrigée. Sans préjudice des autres recours contractuels auxquels Ergomat pourrait avoir droit, tout manquement à une telle violation amène Ergomat à envisager la fin de la relation commerciale.

LOIS ET NORMES ÉTHIQUES

Le fournisseur doit se conformer à toutes les lois applicables à ses activités commerciales. Le fournisseur doit soutenir les principes du Pacte mondial des Nations Unies, de la Déclaration universelle des droits de l'homme de l'ONU, des Principes directeurs relatifs aux entreprises et aux droits de l'homme de l'ONU, des Lignes directrices de l'OCDE pour les entreprises multinationales ainsi que de la Déclaration de 1998 de l'Organisation internationale du Travail sur les principes et droits fondamentaux au travail, conformément aux lois et pratiques nationales. Cela s'applique en particulier aux droits de l'homme et aux pratiques de travail équitables.

DROITS DE L'HOMME ET PRATIQUES DE TRAVAIL ÉQUITABLES

TRAVAIL DES ENFANTS

Le fournisseur ne doit pas employer d'enfants en dessous de l'âge légal d'emploi dans un pays ou une juridiction locale. Le fournisseur doit appliquer un âge minimum de travail de 14 ans, même si la législation locale autorise l'emploi de jeunes enfants. Les travailleurs de moins de 18 ans ne doivent effectuer que des travaux conformes aux exigences légales de leur pays d'emploi (en ce qui concerne le temps de travail et les conditions de travail) et sous réserve de toute obligation en matière d'éducation ou de formation.

TRAVAIL FORCÉ

Le fournisseur ne doit pas recourir à une forme de travail forcé, lié par des dettes, contraint ou des formes modernes d'esclavage. Tout travail doit être volontaire. Les travailleurs doivent être autorisés à conserver le contrôle de leurs documents d'identification (comme les passeports, les permis de travail ou tout autre document légal personnel). Le fournisseur doit veiller à ce que les travailleurs ne paient pas de frais ou effectuent des paiements liés à l'obtention de l'emploi tout au long du processus de recrutement et de la période d'emploi. Le fournisseur est responsable du paiement de tous les frais et dépenses (tels que les licences et les taxes) liés aux travailleurs, lorsque cela est légalement requis.

Les sanctions, la coercition mentale et/ou physique ainsi que toute autre forme de traite des êtres humains sont interdites. Les politiques et procédures disciplinaires doivent être clairement définies et communiquées aux travailleurs.

RÉGLEMENTATION DU COMMERCE

Le fournisseur doit se conformer à toutes les lois et réglementations applicables en matière de contrôle des exportations, de sanctions et de douanes, y compris les interdictions et restrictions (« lois sur le commerce »). Le fournisseur doit s'assurer que lui-même, ses bénéficiaires effectifs, tous ses agents et tout autre sous-traitant utilisé par le fournisseur ne figurent sur aucune liste de sanctions de personnes interdites.

SYNDICATS

Les fournisseurs d'Ergomat doivent reconnaître les droits de leurs employés à la liberté d'association et au droit de négocier collectivement. Si les syndicats indépendants sont soit découragés, soit non autorisés dans la zone d'opération, les fournisseurs d'Ergomat doivent mettre en place des mesures pour permettre aux employés de se réunir indépendamment pour discuter des questions liées au travail et pour désigner des porte-parole désignés pour négocier avec la direction.

BLANCHIMENT D'ARGENT ET REGISTRES FINANCIERS

Le fournisseur doit se conformer aux lois et réglementations applicables visant à lutter contre le blanchiment d'argent. Le fournisseur doit tenir des registres financiers et des rapports conformément aux lois et réglementations applicables.

LIBRE CONCURRENCE

Le fournisseur doit se conformer aux lois applicables en matière de concurrence et d'antitrust.

CONFLIT D'INTÉRÊTS

Un conflit d'intérêts est tout intérêt personnel ou financier, toute activité ou relation personnelle ou professionnelle, emploi antérieur ou actuel, ou toute obligation qui pourrait interférer avec la capacité à accomplir objectivement les tâches et responsabilités professionnelles ou qui pourrait compromettre l'indépendance et l'objectivité. De telles situations de conflit d'intérêts incluent des relations critiques telles qu'une relation de parenté ou de mariage, un partenariat et la participation ou un investissement dans des partenaires commerciaux ou des concurrents. Le fournisseur doit immédiatement signaler tout conflit d'intérêts réel ou potentiel lié à ses activités avec Ergomat.

ENVIRONNEMENT

Le fournisseur doit se conformer à toutes les lois, réglementations et normes environnementales applicables, ainsi que mettre en place un système efficace pour identifier et éliminer les dangers potentiels pour l'environnement. Nous attendons de nos fournisseurs qu'ils soutiennent les engagements d'Ergomat en matière d'environnement et de protection du climat à travers les produits et services qu'ils fournissent, en tenant compte de l'impact environnemental.

MINÉRAUX DE CONFLIT

Le fournisseur doit se conformer à toutes les lois applicables et aux obligations de diligence résultantes en ce qui concerne l'approvisionnement en minéraux et matériaux provenant de régions en conflit et de zones à haut risque, qui peuvent contribuer à des abus des droits de l'homme, à la corruption, au financement de groupes armés ou à des effets négatifs similaires.

ENGAGEMENT COMMUNAUTAIRE

Ergomat encourage les fournisseurs à redonner à leurs communautés locales et à s'engager dans des initiatives et des activités reflétant les objectifs de développement durable des Nations Unies.

SYSTÈMES DE GESTION (Pratiques Commerciales Générales)

PLANIFICATION DE LA CONTINUITÉ DES AFFAIRES

Le fournisseur doit être prêt à faire face à toute perturbation de ses activités (comme les catastrophes naturelles, le terrorisme, les perturbations de la chaîne d'approvisionnement, les épidémies ou pandémies de maladies contagieuses, les problèmes de sécurité de l'information et les cyberattaques). Cette préparation comprend des plans de continuité des affaires qui protègent à la fois les employés et l'environnement des effets des perturbations graves qui pourraient survenir dans le domaine des opérations.

DIALOGUE AVEC LES PARTENAIRES COMMERCIAUX

Le fournisseur doit mettre en place des normes équivalentes aux normes éthiques énoncées dans ce SCoC pour ses propres fournisseurs, dans le cadre de l'exécution de ses obligations contractuelles.

RÉMUNÉRATION ET HORAIRES DE TRAVAIL

Le fournisseur doit se conformer à toutes les lois locales applicables et aux normes de l'industrie obligatoires en ce qui concerne les horaires de travail, y compris les heures supplémentaires, les pauses et les congés payés. Le fournisseur doit rémunérer ses travailleurs conformément à la législation locale sur le salaire minimum et aux modalités des conventions collectives applicables, ainsi qu'aux normes de l'industrie. Le fournisseur doit payer les travailleurs en temps opportun et indiquer clairement la base sur laquelle ils sont rémunérés (par exemple, recevoir des documents d'emploi dans une langue qu'ils comprennent). Les déductions sur les salaires à titre de mesure disciplinaire ne sont pas autorisées, sauf si cela est légalement permis.

DIVERSITÉ ET INCLUSION

Le fournisseur doit promouvoir un environnement de travail inclusif qui valorise la diversité de ses employés. Le fournisseur doit s'engager en faveur de l'égalité des chances et ne pas discriminer ni tolérer la discrimination ou le harcèlement en ce qui concerne le genre, l'origine ethnique et nationale, la race, la couleur, la religion, l'âge, le handicap, l'orientation sexuelle et l'identité, ou toute autre caractéristique protégée par la loi.

SANTÉ ET SÉCURITÉ

En tant que leader mondial des solutions en matière de santé et de sécurité, nous attendons de nos fournisseurs qu'ils mettent en œuvre des normes élevées en matière de santé et de sécurité au travail en appliquant une approche de gestion de la santé et de la sécurité adaptée à leur activité. Le fournisseur doit se conformer aux réglementations applicables en matière de santé et de sécurité au travail et fournir un environnement de travail sûr et propice à la bonne santé, notamment en mettant à disposition de l'eau potable, afin de préserver la sécurité et la santé des employés, de protéger les tiers et de prévenir les accidents, les blessures et les maladies liées au travail. Cela comprend des évaluations régulières des risques sur le lieu de travail et la mise en œuvre de mesures de contrôle et de précaution appropriées, y compris la fourniture d'un équipement de protection individuelle (EPI) approprié. Les employés doivent être correctement formés et éduqués sur les questions de santé et de sécurité dans une langue qu'ils comprennent.

PROTECTION DES DONNÉES, SÉCURITÉ DE L'INFORMATION ET DIVULGATION D'INFORMATIONS

Le fournisseur doit respecter les lois applicables sur la protection des données, y compris la sécurité des données personnelles, ainsi que les réglementations correspondantes, en particulier en ce qui concerne les données personnelles des clients, des consommateurs, des employés et des actionnaires. Le fournisseur doit se conformer à toutes les exigences en matière de protection des données lors de la collecte, de l'enregistrement, de l'hébergement, du traitement, de la transmission, de l'utilisation ou de l'effacement de données personnelles.

Les exigences en matière de sécurité de l'information applicables aux fournisseurs concernant les données confiées à leur contrôle pendant et après leur engagement avec ERGOMAT sont basées sur des normes internationales, telles que le Code de Pratique pour la Gestion de la Sécurité de l'Information. Les fournisseurs doivent tenir compte de la nécessité de protéger la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des informations. À tout moment, le niveau de sécurité de l'information et de contrôle requis par les fournisseurs doit être proportionné à la sensibilité, à la valeur et à la criticité des informations traitées tout au long du cycle de vie de l'information.

Le fournisseur doit sauvegarder et faire un usage approprié des informations confidentielles. Le fournisseur doit se conformer à toutes les exigences contractuelles en matière de protection des données et de sécurité de l'information et ne doit pas divulguer d'informations non accessibles au public.

CORRUPTION ET FRAUDE

Le fournisseur doit se conformer à toutes les lois et réglementations nationales et internationales anti-corruption applicables. Le fournisseur ne doit pas (directement ou indirectement) offrir, fournir ou accepter quoi que ce soit de valeur pour influencer de manière inappropriée un acte officiel ou obtenir ou conserver un avantage indu en vue d'obtenir ou de conserver des affaires. Cela inclut les paiements de facilitation ou d'autres avantages accordés à des fonctionnaires publics pour des actions de routine non discrétionnaires.

RESPECT ET DEVOIR DE SOIN

Tous les fournisseurs sont tenus d'agir et d'interagir avec respect et de bonne foi envers les employés d'Ergomat. Les fournisseurs doivent faire preuve de diligence dans l'utilisation des biens et équipements qui leur sont confiés, comme s'il s'agissait de leurs propres biens. Lorsqu'ils utilisent des biens ou des matériaux portant la marque ou la marque d'Ergomat, tous les fournisseurs doivent faire preuve d'une vigilance particulière, car leurs actions ou activités peuvent être associées à Ergomat. Toute utilisation non autorisée de matériaux ou d'équipements portant la marque ou la marque d'Ergomat doit être évitée. Il est considéré comme un usage abusif de matériaux ou d'équipements portant la marque ou la marque d'Ergomat si même l'apparence d'une inconduite peut être déduite.

SIGNALEMENT DES IRRÉGULARITÉS

ERGOMAT encourage quiconque souhaite signaler des violations de ce qui est énoncé dans ce SCoC à envoyer un courriel à procurement-governance@ergomat.com. En cas de soupçons de violations de la loi, vous pouvez contacter l'équipe de gestion de la conformité d'Ergomat en envoyant un courriel à procurement-governance@ergomat.com

AMÉLIORATION CONTINUE

Le fournisseur est encouragé à approcher proactivement Ergomat avec des idées innovantes qui contribuent à l'amélioration sociale, économique ou environnementale. Ergomat valorise l'échange ouvert de nouvelles idées et est prêt à explorer de nouvelles opportunités en collaboration avec les fournisseurs.