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Política de Compras Sostenibles

Ergomat, en su búsqueda de conducta empresarial responsable, identifica cuatro áreas clave de desarrollo sostenible, a saber, el mercado, la organización, el medio ambiente y la sociedad. Ergomat se compromete a gestionar su cadena de suministro de la manera más sostenible y responsable posible. Los detalles de estos principios se describen en el Código de Conducta del Proveedor.

Los objetivos de la Política de Compras Sostenibles son los siguientes:

• Facilitar una comunicación efectiva con los proveedores, basada en el respeto mutuo por la cultura y los valores de todas las partes involucradas.
• Esforzarse por mantener un equilibrio entre la rentabilidad financiera del negocio y los procesos de compras responsables alineados con el desarrollo sostenible.
• Preferir a los proveedores que lleven a cabo sus actividades de acuerdo con la Responsabilidad Social Corporativa.
• Aumentar en un 50% el número de proveedores clave que cumplan con los criterios del Código de Conducta del Proveedor para junio de 2025, en comparación con el estado inicial de octubre de 2023.

De nuestros proveedores, esperamos lo siguiente:

• Cumplimiento de los principios de competencia justa e integridad en las transacciones comerciales.
• Cumplimiento de las regulaciones legales nacionales e internacionales aplicables.
• Garantizar la seguridad y la alta calidad de los productos y servicios entregados.
• Proporcionar un entorno de trabajo seguro para los empleados.
• Combatir todas las formas de discriminación relacionadas con la nacionalidad, la cultura, la edad, entre otras.
• Reducir de manera efectiva el impacto ambiental negativo.
• Informar a Ergomat sobre cualquier amenaza y riesgo asociado con los productos y servicios proporcionados.
• Inclusión de una cláusula en el acuerdo entre Ergomat y el proveedor que especifique el cumplimiento con la Estrategia de Desarrollo Sostenible y el compromiso de actuar de acuerdo con el Código de Conducta del Proveedor de Ergomat.

Esta política es accesible para todos los empleados de Ergomat, proveedores y clientes.

Código de Conducta del Proveedor

Ergomat es el principal proveedor global de productos ergonómicos e innovadores para la seguridad en el entorno laboral moderno.

Ergomat forma parte del Grupo SP A/S, un proveedor global innovador de una variedad de piezas plásticas y recubrimientos industriales. Los procesos de fabricación del Grupo SP incluyen moldeo por inyección, termoconformado y extrusión en poliuretano, PVC y otros plásticos. El Grupo SP cuenta con instalaciones de producción en Europa, América del Norte, América del Sur y Asia, y cotiza en NASDAQ Nordic (SPG). Ergomat engloba varias entidades, como Ergomat Inc., Ergomat Canada Inc., Ergomat A/S y Ergomat s.p. zoo, y todas las divisiones se esfuerzan por cumplir con las políticas y objetivos de Responsabilidad Social Corporativa (RSC) establecidos por el Grupo SP

El extenso catálogo de productos de seguridad moldeados y extruidos de Ergomat complementa el compromiso corporativo del Grupo SP con la responsabilidad social al fomentar un entorno de trabajo seguro y productivo con las opciones de productos más sostenibles ofrecidas en el mercado industrial. Ergomat contribuye al mundo tomando medidas para minimizar su huella ambiental, proporcionar un entorno de trabajo seguro, inclusivo y atractivo, respaldar las comunidades en las que opera y seguir prácticas comerciales confiables, transparentes y cumplidoras.

La política de Responsabilidad Social Corporativa (RSC) refleja nuestros valores fundamentales, que son crear soluciones de seguridad en beneficio de nuestros clientes, nuestro propio equipo y el entorno circundante. Esta política constituye el marco de todas nuestras actividades y es un reflejo de nuestra empresa como empleador y socio comercial comprometido e involucrado. Junto con nuestros proveedores, trabajaremos en mejoras sociales y medioambientales dentro de nuestra cadena de suministro. Nuestro Código de Conducta del Proveedor (SCoC) sirve como base para el desarrollo y mejoras positivas en nuestra cadena de suministro a través del diálogo y relaciones de trabajo continuas, así como la monitorización de actividades anuales para cumplir con estos objetivos.

Somos plenamente conscientes de nuestras responsabilidades, por lo tanto, nos hemos establecido un estricto conjunto de normas éticas para guiarnos en nuestras prácticas comerciales. Esperamos que todos nuestros proveedores, incluidos subcontratistas y todas las empresas que hacen negocios con cualquier empresa o divisiones de Ergomat, se adhieran a los mismos estándares éticos. Con este propósito, Ergomat ha elaborado este Código de Conducta del Proveedor (SCoC), que establece los estándares mínimos para hacer negocios con cualquier entidad de Ergomat.

CUMPLIMIENTO DEL CÓDIGO DE CONDUCTA DEL PROVEEDOR

Ergomat se reserva el derecho de verificar el cumplimiento de los requisitos de este SCoC, por ejemplo, a través de autoevaluaciones y auditorías realizadas por Ergomat o un tercero. El proveedor deberá esforzarse por lograr mejoras continuas, como establecer objetivos medibles en materia de medio ambiente, condiciones laborales o diversidad, y presentar informes sobre el progreso en sostenibilidad. En caso de identificar una infracción, el proveedor deberá elaborar un Informe de Incidente y presentar un plan de acción correctiva.

Los términos y condiciones establecidos en este Código de Conducta del Proveedor reflejan los valores de Ergomat y su compromiso con sus clientes, las comunidades a las que servimos y la protección del medio ambiente. Por lo tanto, cualquier violación de estos términos y condiciones debe ser subsanada. Sin perjuicio de cualquier otro recurso contractual al que Ergomat pueda tener derecho, cualquier falta en subsanar dicha violación inmediatamente llevará a Ergomat a considerar la finalización de la relación comercial.

LEYES Y ESTÁNDARES ÉTICOS

El proveedor deberá cumplir con todas las leyes aplicables a su negocio. El proveedor deberá respaldar los principios del Pacto Global de las Naciones Unidas, la Declaración Universal de Derechos Humanos de las Naciones Unidas, los Principios de las Naciones Unidas sobre Empresas y Derechos Humanos, las Directrices de la OCDE para Empresas Multinacionales, así como la Declaración de 1998 de la Organización Internacional del Trabajo sobre Principios y Derechos Fundamentales en el Trabajo, de acuerdo con las leyes y prácticas nacionales. Esto se aplica especialmente a los derechos humanos y las prácticas laborales justas.

DERECHOS HUMANOS Y PRÁCTICAS LABORALES JUSTAS

TRABAJO INFANTIL

El proveedor no deberá emplear a menores por debajo de la edad legal de empleo en ningún país o jurisdicción local. El proveedor aplicará una edad mínima de trabajo de 14 años, incluso si la legislación local permite la contratación de menores más jóvenes. Los trabajadores menores de 18 años solo realizarán trabajo de acuerdo con los requisitos legales de su país de empleo (en lo que respecta a horarios de trabajo y condiciones laborales) y sujetos a cualquier requisito relacionado con la educación o formación.

TRABAJO FORZADO

El proveedor no utilizará ninguna forma de trabajo forzado, trabajo bajo fianza, trabajo obligatorio o formas modernas de esclavitud. Todo el trabajo debe ser voluntario. Los trabajadores deben poder mantener el control de sus documentos de identificación (como pasaportes, permisos de trabajo u otros documentos legales personales). El proveedor garantizará que los trabajadores no paguen tarifas ni realicen ningún pago relacionado con la obtención de empleo durante el proceso de contratación y el período de empleo. El proveedor será responsable del pago de todas las tarifas y gastos (como licencias e impuestos) relacionados con los trabajadores, cuando así lo exija la ley.

El castigo, la coerción mental y/o física, así como cualquier otra forma de trata de personas, están prohibidos. Las políticas y procedimientos disciplinarios deberán estar claramente definidos y comunicados a los trabajadores.

REGULACIÓN DEL COMERCIO

El proveedor cumplirá con todas las leyes y regulaciones aplicables de control de exportaciones, sanciones y aduanas, incluidas prohibiciones y restricciones ("Leyes Comerciales"). El proveedor se asegura de que el proveedor, sus propietarios beneficiarios, todos sus agentes y cualquier otro subcontratista utilizado por el proveedor no figuren en ninguna lista de sanciones de partes denegadas aplicable.

SINDICATOS

Los proveedores de Ergomat deben reconocer los derechos de sus empleados a la libertad de asociación y el derecho a la negociación colectiva.

Si se desalienta o no se permite la existencia de sindicatos independientes en el área de operación, los proveedores de Ergomat deben facilitar medidas para permitir a los empleados reunirse de manera independiente para discutir asuntos relacionados con el trabajo y establecer sistemas para que portavoces designados negocien con la dirección.

LAVADO DE DINERO Y REGISTROS FINANCIEROS

El proveedor deberá cumplir con las leyes y regulaciones aplicables diseñadas para combatir actividades de lavado de dinero. El proveedor deberá mantener registros financieros e informes de acuerdo con las leyes y regulaciones aplicables.

LIBRE COMPETENCIA

El proveedor deberá cumplir con las leyes aplicables de competencia y antimonopolio.

CONFLICTO DE INTERESES

Un conflicto de intereses es cualquier interés personal o financiero, cualquier actividad o relación personal o empresarial, empleo previo o actual, o cualquier obligación que pueda interferir con la capacidad de desempeñar objetivamente las responsabilidades laborales o que afecte la independencia y objetividad. Tales situaciones de conflicto de intereses incluyen relaciones críticas, como relaciones familiares por sangre o matrimonio, asociación y participación o inversión en socios comerciales o competidores. El proveedor deberá revelar inmediatamente cualquier conflicto de interés actual o potencial relacionado con sus actividades con Ergomat.

MEDIO AMBIENTE

El proveedor deberá cumplir con todas las leyes, regulaciones y estándares ambientales aplicables, así como implementar un sistema efectivo para identificar y eliminar posibles riesgos para el medio ambiente.

Esperamos que nuestros proveedores se esfuercen por respaldar los compromisos de Ergomat en materia de protección del medio ambiente y del clima a través de los productos y servicios que entregan, los cuales deben realizarse de manera eficiente teniendo en cuenta el impacto ambiental.

MINERALES EN CONFLICTO

El proveedor deberá cumplir con todas las leyes aplicables y las obligaciones resultantes de la diligencia debida con respecto a la obtención de minerales y materiales de regiones afectadas por conflictos y áreas de alto riesgo, que puedan contribuir a abusos de los derechos humanos, corrupción, financiamiento de grupos armados u efectos negativos similares.

RESPONSABILIDAD CON LA COMUNIDAD

Ergomat alienta a los proveedores a devolver a sus comunidades locales y participar en iniciativas y actividades que reflejen los Objetivos de Desarrollo Sostenible de las Naciones Unidas.

SISTEMAS DE GESTIÓN (Prácticas Comerciales Generales)

PLANIFICACIÓN DE LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

El proveedor deberá estar preparado para cualquier interrupción de su negocio, como desastres naturales, terrorismo, interrupciones en la cadena de suministro, brotes de enfermedades transmisibles como epidemias o pandemias, problemas de seguridad de la información y ciberataques. Esta preparación incluye planes de continuidad empresarial que protegen tanto a los empleados como al medio ambiente de los efectos de posibles interrupciones graves que puedan surgir dentro del ámbito de sus operaciones.

DIÁLOGO CON LOS SOCIOS DE NEGOCIO

El proveedor deberá implementar estándares equivalentes, como estándares éticos, a los establecidos en este Código de Conducta del Proveedor para sus propios proveedores, como parte del cumplimiento de sus obligaciones contractuales.

REMUNERACIÓN Y HORAS DE TRABAJO

El proveedor deberá cumplir con todas las leyes locales aplicables y los estándares obligatorios de la industria con respecto a las horas de trabajo, incluyendo las horas extraordinarias, los descansos y las vacaciones pagadas.

El proveedor deberá remunerar a sus trabajadores de acuerdo con la legislación local sobre salarios mínimos y los términos de los acuerdos de negociación colectiva aplicables, así como con los estándares de la industria. El proveedor deberá pagar a los trabajadores de manera oportuna y comunicar claramente la base en la que se está remunerando a los trabajadores (por ejemplo, proporcionar documentos laborales en un idioma que entiendan). No se permitirán deducciones de salarios como medida disciplinaria, a menos que estén permitidas legalmente.

DIVERSIDAD E INCLUSIÓN

El proveedor promoverá un entorno de trabajo inclusivo que valore la diversidad de sus empleados.

El proveedor se comprometerá a brindar igualdad de oportunidades y no discriminará ni tolerará la discriminación o el acoso en función del género, origen étnico y nacional, raza, color, religión, edad, discapacidad, orientación e identidad sexual o cualquier otra característica protegida por la ley.

SALUD Y SEGURIDAD

Como líder global en soluciones de salud y seguridad, esperamos que nuestros proveedores se esfuercen por implementar los estándares de salud y seguridad ocupacional a un alto nivel, aplicando un enfoque de gestión de la salud y seguridad apropiado para el negocio.

El proveedor deberá cumplir con las regulaciones aplicables de salud y seguridad ocupacional y proporcionar un entorno de trabajo que sea seguro y propicio para la buena salud, como el suministro de agua potable, con el fin de preservar la seguridad y la salud de los empleados, proteger a terceros y prevenir accidentes, lesiones y enfermedades relacionadas con el trabajo. Esto incluye evaluaciones regulares de riesgos en el lugar de trabajo y la implementación de medidas de control y precaución adecuadas, incluyendo el suministro de Equipos de Protección Personal (EPP) apropiados. Los empleados deben recibir educación y capacitación adecuadas en cuestiones de salud y seguridad en un idioma que entiendan.

PROTECCIÓN DE DATOS, SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN

El proveedor deberá cumplir con las leyes aplicables de protección de datos, incluida la seguridad de datos personales, así como con las regulaciones correspondientes, en particular en lo que respecta a los datos personales de clientes, consumidores, empleados y accionistas. El proveedor deberá cumplir con todos los requisitos mencionados cuando se recopilan, registran, alojan, procesan, transmiten, utilizan o borran datos personales.

Los requisitos de seguridad de la información aplicables a los proveedores con respecto a cualquier dato confiado a su control durante y después de su compromiso con ERGOMAT se basan en estándares internacionales, como el Código de Práctica para la Gestión de la Seguridad de la Información. Los proveedores deben tener en cuenta la necesidad de proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información. En todo momento, el nivel necesario de seguridad de la información y el control que deben garantizar los proveedores debe ser proporcional a la sensibilidad, el valor y la importancia de la información que se procesa a lo largo del ciclo de vida de la información.

El proveedor deberá salvaguardar y hacer un uso apropiado de la información confidencial. El proveedor deberá cumplir con los requisitos contractuales de protección de datos y seguridad de la información y no deberá divulgar información que no sea de conocimiento público.

SOBORNOS Y CORRUPCIÓN

El proveedor deberá cumplir con todas las leyes y regulaciones nacionales e internacionales contra la corrupción. El proveedor no deberá (ni directa ni indirectamente) ofrecer, proporcionar ni aceptar nada de valor para influir indebidamente en un acto oficial o asegurar una ventaja indebida con el fin de obtener o retener negocios. Esto incluye los llamados pagos de facilitación u otros beneficios proporcionados a funcionarios públicos por acciones rutinarias y no discrecionales.

RESPETO Y DEBER DE CUIDADO CONTRA SOBORNOS

Se requiere que todos los proveedores actúen e interactúen con respeto y de buena fe con los empleados de Ergomat.

Los proveedores deben ejercer el debido cuidado en el uso de propiedad y equipo confiados a ellos, como si la propiedad fuera suya. Cuando se utilice propiedad o materiales que lleven la marca o el logotipo de Ergomat, todos los proveedores deberán ejercer un cuidado particular, ya que cualquiera de sus acciones o actividades puede estar asociada con Ergomat. Debe evitarse cualquier uso no autorizado de materiales o equipos con la marca o el logotipo de Ergomat. Se considera un uso indebido de los materiales o equipos con la marca o el logotipo de Ergomat si se puede inferir incluso la apariencia de impropiedad.

INFORMAR SOBRE IRREGULARIDADES

ERGOMAT alienta a cualquier persona que desee informar sobre cualquier violación de lo que se establece en este Código de Conducta del Proveedor a enviar un correo electrónico a procurement-governance@ergomat.com.

En caso de que desee informar sobre presuntas infracciones de la ley, puede ponerse en contacto con el Equipo de Gestión de Cumplimiento de Ergomat enviando un correo electrónico a procurement-governance@ergomat.com.

MEJORA CONTINUA

Se anima al proveedor a acercarse proactivamente a Ergomat con ideas innovadoras que contribuyan a una mayor mejora social, económica o ambiental. Ergomat valora el intercambio abierto de nuevas ideas y está dispuesto a explorar nuevas oportunidades conjuntamente con los proveedores.